Projekt Multiprojektmangagement BBBank

Mini-Studie "Multiprojektmanagement bei der BB-Bank"

Die BB-Bank setzt im Projektmanagement bislang die so genannte IKEA-Methode ein. Hierfür können sich Projektleiter (PL) auf einer Intranet-Seite die Beschreibung des empfohlenen (teils vorgeschriebe-nen) Ablaufes von Projekten ansehen und Werkzeuge bzw. Vorlagen abrufen. Damit konnte das Projektmanagement in der BB-Bank abteilungsübergreifend standardisiert werden.

Um die abteilungs- und projektübergreifende Zusammenarbeit weiter zu verbessern, möchte die BB-Bank ein Multiprojektmanagementsys-tem (MPM) einführen. Mit Hilfe des MP-Systems sollen Synergieeffekte zwischen Projekten entdeckt und dem Projektlenkungsaus-schuss (PLA) ein Planungs- und Steuerungsinstrument zur Verfügung gestellt werden. Ziel ist es, das Genehmigungsverfahren und die Dokumentation zu vereinheitlichen, die Priorisierung und Steuerung (Ampel) von Projekten zu erlauben und Abhängigkeiten zwischen den Projekten aufzuzeigen. Zentraler Kern des Systems soll eine Software bilden, die in den Projekten eingesetzt und auch vom PLA genutzt werden kann.

Das FZI erarbeitete im Rahmen des Forschungsprojektes CollaBaWü eine Ministudie zum Thema Multiprojektmanagement, die von der BB-Bank zur Entscheidungsunterstützung herangezogen wurde. Es sollte eine Übersicht über die marktgängigen Produkte erstellt und deren Funktionsumfang untersucht werden. Darüber hinaus sollten mit Hilfe von Studien und Erfahrungsberichten anderer Unternehmen, die wesentlichen Erfolgsfaktoren bei der Einführung von MP-Systemen erfasst werden.

Von den 10 untersuchten Produkten wurden der BBBank die drei geeignesten Kandidaten vorgestellt.

Die untersuchten 8 Studien und 17 Erfahrungsberichte ergaben:

  • Multiprojektmanagement wird weiter an Bedeutung gewinnen, allerdings sind die bisherigen Erfahrungen mit Projektmanagementsystemen nicht überaus positiv. Die meisten Unternehmen setzen Eigenentwicklungen oder Microsoft Excel ein und bewerten ihre Lösungen mit der Note „gut bis befriedigend“.
  • Die meisten Unternehmen bevorzugen eine webbasierte Lösung. Dies erleichtet die Installation und ermöglicht eine zentrale Wartung, da die Mitarbeiter lediglich einen Internetbrowser benötigen und die Anwendung zentral auf einem unternehmensinternen Webserver betrieben wird.
  • Als großes Problem im Multiprojektmanagement wurde festgehalten, dass die Optimierung des projektübergreifenden Nutzens ein entsprechendes Nutzeninkasso erfordert. Zudem erfordere ein effektives Multiprojektmanagement eine Harmonisierung der operativen und übergeordneten Projektmanagement-Prozesse. Als entscheidend gelte die Projektauswahl und -priorisierung und eine daran ausgerichtete Ressourcenallokation. Eine einheitliche, adäquate Werkzeugunterstützung kann entscheidende Beiträge zu mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Standardisierung und Effizienz im Multiprojektmanagement leisten.
  • Wenige der befragten Unternehmen verfügen über ein Multipro-jektmanagementsystem. Ein überwiegender Teil der Anwender kommt mit wenigen Funktionen der Software aus und beherrscht auch nur einen geringen Teil der gebotenen Software-Funktionalität.
  • Die Integration der Projektdaten in die allgemeinen Unternehmensdaten gewinnt an Bedeutung. Hierfür sind Schnittstellen zu ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen erforderlich. Schnittstellen zu gleichartigen Systemen (mit weitgehend deckungsgleichem Funktionsumfang) werden kaum benötigt.