Compliance

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„Unsere Leitprinzipien sind der Kompass für unsere Forschung und unser Handeln.“

Compliance am FZI steht für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und selbstverpflichtenden Regelungen. Unsere internen Compliance-Richtlinien und -Maßnahmen legen für unsere Beschäftigten verbindliche Standards fest, um rechtmäßiges Verhalten zu unterstützen, das Bewusstsein für das Richtige zu stärken und Situationen vorzubeugen, die unser Ansehen infrage stellen könnten.

Unser noch im Aufbau befindliches Compliance Management System orientiert sich an der ISO37301.

Bild zu Complince Leitplanken, Hinweisen und Regeln

Rechtmäßiges und wertorientiertes Handeln schafft die Vertrauensbasis für unsere Zusammenarbeit, sowohl am FZI als auch mit unseren Partner*innen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Unser Wertekodex (Code of Ethics) und unsere Verhaltensrichtlinie (Code of Conduct) bilden tragende Säulen unserer Leitprinzipien. Sie werden ergänzt durch unsere Führungsleitlinien (Leadership Principles), die auf denselben Grundsätzen beruhen und die besondere Bedeutung der Führungskräfte als Vorbilder auch in diesen Themen unterstreichen.

Diese drei Leitprinzipien formulieren unser Selbstverständnis, prägen unser kulturelles Leitbild und geben die rechtlichen Grenzen für unser Handeln vor. Gleichzeitig schützen sie vor Risiken und sichern damit die Weiterentwicklung und die Zukunft des FZI.

Unsere Verhaltensrichtlinie

Compliance steht für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und selbstverpflichtenden Regelungen. Interne Compliance-Richtlinien und -Maßnahmen legen für alle Beschäftigten verbindliche Standards fest, um rechtmäßiges Verhalten zu unterstützen, das Bewusstsein für das Richtige zu stärken und Situationen vorzubeugen, die das Ansehen einer Institution infrage stellen könnten.

Eine unserer Compliance-Maßnahmen ist die hier vorliegende Verhaltensrichtlinie. Diese ist für alle Kolleg*innen verbindlich – unabhängig von ihrer Position und Rolle. Sie soll Mitarbeiter*innen sowie Führungskräfte, Direktor*innen und Vorstände gleichermaßen dabei unterstützen, unsere Grundsätze im Arbeitsalltag einzuhalten. Diese Verhaltensrichtlinie basiert auf dem Wertekodex des FZI und bildet zusammen mit weiteren konkretisierenden internen Richtlinien und Betriebsvereinbarungen die Grundlage für rechtmäßiges Handeln am FZI und gegenüber unseren Partnern.

Darüber hinaus runden weitere, insbesondere konkretere Richtlinien, wie beispielsweise die Datenschutzrichtlinie, die in dieser Verhaltensrichtlinie bereits adressierten Regelungen ab.

Das FZI ist eine Wissenstransfereinrichtung und somit ein Bindeglied zwischen Wirtschaft, öffentlichen Einrichtungen, Universitäten und weiteren Forschungsinstitutionen. Als gemeinnützige Stiftung bürgerlichen Rechts sind wir dem Gemeinwohl und unserer Unabhängigkeit verpflichtet. Um diese Unabhängigkeit zu wahren, gehen wir grundsätzlich keine Kooperationen ein, die mehr als ein Achtel unseres jährlichen Gesamthaushaltes betreffen oder ein ähnliches Risiko ökonomischer Abhängigkeit mit sich bringen könnten.

Mit dieser Verhaltensrichtlinie bringen wir einen hohen Compliance-Anspruch an uns selbst zum Ausdruck. Von unseren Partnern erwarten wir die gleiche Grundhaltung in Bezug auf die in dieser Richtlinie genannten Bestimmungen. Wir ermutigen unsere Partner, diese in ihrer jeweils eigenen Unternehmenspolitik zu berücksichtigen.

Die nachfolgenden Grundsätze gelten als Mindeststandards, um die Integrität des FZI, unserer Partner und aller Beschäftigten zu schützen. Tiefgreifendere Inhalte hierzu finden Sie in unserer Broschüre der Leitprinzipien.

  • Menschenrechte achten
  • Vielfalt und Diversität bereichern
  • Sachliche Entscheidungen ohne Befangenheit treffen
  • Korruption und Geldwäsche verhindern
  • Für einen fairen Wettbewerb eintreten
  • Sorgsamen Umgang mit Drittmitteln sicherstellen
  • Sicherheit gewährleisten
  • Ressourcen schonen
  • Personenbezogene Daten schützen
  • Vertraulichkeit wahren und geistiges Eigentum schützen

Bereits kleine Verstöße gegen geltende Compliance-Regelungen oder rechtliche Bestimmungen können schwerwiegende Konsequenzen haben. Reputations- und Haftungsschäden für das FZI, den Vorstand und die Beschäftigten sind die Folge. Verstöße gegen diese Verhaltensrichtlinie werden daher konsequent verfolgt und angemessen sanktioniert. Je nach Schwere des Verstoßes können arbeitsrechtliche Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie Schadensersatzverpflichtungen und sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Alle Mitarbeiter*innen repräsentieren mit ihrem Verhalten und Handeln das FZI. Ungeachtet sorgsamen Verhaltens können wir im Arbeitsalltag in eine Situation geraten, in welcher eine Entscheidungsfindung nicht zweifelsfrei möglich ist. Bei Unsicherheiten im Zusammenhang mit einem Verdacht oder einem Verstoß sprechen wir dies offen an und wenden uns an unsere jeweiligen Vorgesetzten oder die Verantwortlichen für Compliance. Die Ansprechpersonen sollen dabei helfen, eventuelle Verstöße rechtzeitig zu erkennen und Fehlverhalten vorzubeugen. Bei Sachverhalten mit datenschutzrechtlichem Bezug kontaktieren wir die Datenschutzbeauftragte beziehungsweise den Datenschutzbeauftragten. Wenn Arbeitnehmerinteressen berührt werden, kann zudem der Betriebsrat hinzugezogen werden.

Um ein rechtstreues Verhalten aller Beschäftigten des FZI zu unterstützen, wird eine Compliance-Organisation geschaffen, die durch einen Compliance-Officer geleitet wird. Dies ist in einer Compliance-Organisationsrichtlinie geregelt.

Darüber hinaus bieten wir sowohl Internen als auch Externen die Möglichkeit, Hinweise auf potenzielle Verstöße auch in anonymer Form auf einem sicheren und vertraulichen Weg zu melden. Hierzu steht eine erfahrene Compliance-Expertin als externe Ansprechpartnerin und Ombudsfrau zur Verfügung.

Kontaktdaten des Hinweisgeberverfahrens, des Compliance-Officers und anderer Ansprechpartner*innen finden sich im Portal bzw. auf unserer Homepage.

Unsere Compliance-Organisation

Compliance ist Aufgabe aller am FZI-Beschäftigten, einschließlich der Führungskräfte und Vorstände. Unbeschadet dieser gemeinschaftlichen Compliance-Verantwortung sind bestimmte Funktionen in besonderer Weise mit der Identifizierung von Compliance-Risiken und der Verantwortung für angemessene Verhaltensstandards und Prozesse sowie entsprechender Kontroll- und Prüfungsmaßnahmen betraut. Hierzu zählt primär die Compliance-Beauftragte, die durch das Team Compliance unterstützt wird. Ebenso gehören die Fach-Funktionen, wie insbesondere die Funktionsträger für Arbeitsschutz, Datenschutz, Informationssicherheit, Qualitätsmanagement und die Bereichsleitung Research Administration (RAD) dazu. Zur Koordination der mit Compliance-Aufgaben betrauten Funktionen und der Zusammenarbeit mit den Bereichen wurde ein Compliance-Board eingerichtet.

Unser Hinweisgebersystem

Ist Ihnen ein nicht regelkonformes Verhalten eines*einer unserer Beschäftigten aufgefallen und möchten Sie dieses melden? Haben Sie Fragen zu unserem Compliance Management System? Dann wenden Sie sich gerne direkt an unsere Compliance-Beauftragte:

Ansprechperson

Sabine Schneider-Faber

Compliance-Beauftragte
Volljuristin sowie Compliance Officer (zertifiziert)
Portrait von Sabine Schneider-Faber

Bitte beachten Sie

Ihren Hinweis behandeln wir vertraulich, sofern Sie das wünschen und uns dies im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten erlaubt ist.

Wir prüfen gewissenhaft alle Hinweise und ahnden konsequent tatsächliche Verstöße im angemessenen Umfang. Hinweise können somit Untersuchungen zur Folge haben, die sich nachteilig auf Beschäftigte aber auch auf das FZI als solches auswirken können. Prüfen Sie daher vor der Abgabe eines Hinweises bitte sorgfältig die Richtigkeit des Ihnen bekannten Sachverhalts.

Unseren Beschäftigten stehen intern verschiedene Kommunikationswege zur Verfügung, über die Compliance-Meldungen gemacht und Hinweise gegeben werden können. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, sich telefonisch und anonym an unsere externe Ombudsperson zu wenden.